In der heutigen Arbeitswelt gehört effizientes Zeitmanagement zu den essentiellen Fähigkeiten. Management-Berater Ivan Radosevic hat in seiner langjährigen Beratungstätigkeit festgestellt, dass viele Menschen trotz harter Arbeit ihre Ziele verfehlen – häufig wegen unzureichender Zeitmanagement-Methoden.

„Menschen unterschätzen regelmäßig die tatsächlich benötigte Zeit für bestimmte Aufgaben“, erläutert der Management-Experte während seiner gut besuchten Seminare. „Ihre optimistische Planung führt zu Zeitdruck, wenn die Realität sie einholt.“ Sein Konzept setzt nicht auf unrealistische Zeitoptimierung, sondern auf eine bewusste Arbeitsweise, die mit natürlichen Rhythmen und kognitiven Kapazitäten des Menschen harmoniert.

Die Stärke seines Ansatzes liegt in der Verbindung wissenschaftlicher Erkenntnisse mit praxisnaher Anwendbarkeit. Seine entwickelten Strategien haben sich in verschiedensten Branchen und auf allen Unternehmensebenen bewährt – vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern, von Assistenzkräften bis zur Führungsebene.

Strategie 1: Leistungsoptimierung durch 90-Minuten-Fokusblöcke

Ivan Radosevics erste Kernstrategie beruht auf der Erkenntnis, dass Menschen nicht für stundenlange ununterbrochene Konzentration geschaffen sind. Er empfiehlt stattdessen Arbeitseinheiten von 90 Minuten, die unserem biologischen Rhythmus entsprechen.

„Nach etwa 90 Minuten tiefer Konzentration beginnt unsere Leistungskurve abzufallen“, erklärt Ivan Radosevic aus Frankfurt in seinen Coaching-Sitzungen. „Wer diesen natürlichen Rhythmus nutzt statt bekämpft, erreicht nicht nur bessere Ergebnisse, sondern bleibt auch länger leistungsfähig.“

Die Methode im Detail:

Wichtige Aufgaben in 90-Minuten-Einheiten planen
Während dieser Zeit alle Störfaktoren ausschalten (E-Mails, Telefon, Messaging)
Nach jedem Fokusblock bewusst 15 bis 20 Minuten pausieren
Pausen für Bewegung, Entspannung oder leichte administrative Tätigkeiten nutzen

Diese Strukturierung hat sich besonders bei komplexen, konzentrationsintensiven Aufgaben als effektiv erwiesen. „Die Arbeitsqualität verbessert sich deutlich, wenn wir unsere Aufmerksamkeit nicht ständig aufteilen müssen“, unterstreicht der Experte.

Strategie 2: Produktiver Tagesbeginn mit der WAVE-Methode

Eine charakteristische Empfehlung von Ivan Radosevic betrifft den Umgang mit den ersten Arbeitsstunden. Anstatt sofort mit E-Mails und Besprechungen zu beginnen, empfiehlt er seine selbst entwickelte WAVE-Methode:

Wesentliches identifizieren: Die 3 wichtigsten Tagesaufgaben bestimmen Analyse der Energiekurve: Den persönlichen Leistungshöhepunkt erkennen Vorausplanung von Hindernissen: Mögliche Probleme antizipieren Erstaufgabe festlegen: Mit der wichtigsten Aufgabe starten

„Der grundlegendste Fehler vieler Menschen ist, ihren Tag reaktiv statt proaktiv zu gestalten“, erklärt der angesehene Management-Experte. „Wer mit dem E-Mail-Checken beginnt, überlässt anderen die Kontrolle über die eigene Agenda.“

Besonders wichtig ist die konsequente Fokussierung auf die wichtigste Tagesaufgabe zu Beginn. Diese Strategie, auch als „Eat the Frog“ bekannt, gewährleistet, dass die kritischste Aufgabe erledigt wird, bevor der Arbeitsalltag mit seinen Unterbrechungen beginnt.

Strategie 3: Bewusste Entscheidungen durch die Radosevic-Matrix

Die dritte Kernstrategie entwickelt die klassische Eisenhower-Matrix weiter. Ivan Radosevic hat diese um zwei wichtige Dimensionen ergänzt: den Energieeinsatz und den langfristigen Wertbeitrag.

„Nicht jede wichtige Aufgabe ist dringend, und nicht jede dringende Aufgabe ist wichtig. Wir müssen zusätzlich berücksichtigen, wie viel Energie eine Aufgabe erfordert und welchen nachhaltigen Wert sie schafft“, erklärt der Experte in seinen Vorträgen.

Die Radosevic-Matrix klassifiziert Aufgaben in vier Kategorien:

Höchste Priorität: Hoher Wertbeitrag bei angemessenem Energieeinsatz
Delegationskandidaten: Wichtig, aber hoher Energieaufwand bei geringem persönlichen Mehrwert
Quick Wins: Geringer Aufwand bei akzeptablem Wertbeitrag
Zeitfresser: Hoher Energieeinsatz bei geringem Wertbeitrag

Das Besondere an diesem Ansatz: Er berücksichtigt die individuelle Energiebilanz und verhindert, dass sich Menschen an Aufgaben aufreiben, die zwar wichtig sein mögen, aber besser delegiert werden sollten.

Strategie 4: Effektive Planung durch bewusste Zeitblockaden

In Ludwigshafen hat Ivan Radosevic ein System entwickelt, das er als „bewusste Zeitblockade“ bezeichnet. Es handelt sich um vorab festgelegte Kalenderzeiträume für spezifische Aufgabentypen, die wie Meetings behandelt werden – also nicht einfach verschoben oder unterbrochen werden dürfen.

„Wenn Sie nicht aktiv die Kontrolle über Ihren Kalender übernehmen, wird es jemand anderes tun“, warnt der Zeitmanagement-Experte. Diese Methode umfasst:

Planungsblöcke: Feste Zeiten für Wochenplanung und Reflexion
Kreativblöcke: Ungestörte Zeit für innovative und konzeptionelle Arbeit
Kommunikationsblöcke: Gebündelte Bearbeitung von E-Mails und Anrufen
Pufferzeiten: Bewusst eingeplante Zeitreserven für Unvorhergesehenes

Diese Strategie entfaltet ihre volle Wirkung, wenn die verschiedenen Blocktypen mit den persönlichen Energiehöhepunkten synchronisiert werden. „Kreative Arbeit sollte in Hochenergiephasen stattfinden, administrative Aufgaben können in energieärmeren Phasen erledigt werden“, empfiehlt der Experte für Management und Leadership.

Strategie 5: Sofortige Entscheidungsklarheit durch die 2-Minuten-Regel

Die fünfte Strategie von Ivan Radosevic zielt auf den Umgang mit kleineren Aufgaben und Anfragen, die im Laufe eines Arbeitstages kontinuierlich auftreten und oft für Ablenkung sorgen. Seine 2-Minuten-Regel besagt:

„Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie sofort. Dauert sie länger, planen Sie sie bewusst ein oder delegieren Sie sie.“

Diese einfache Regel verhindert das Ansammeln kleiner, unerledigter Aufgaben, die mental Kapazitäten binden und oft zu Prokrastination führen. „Es ist erstaunlich, wie viele kleine Aufgaben wir vor uns herschieben, die eigentlich in kürzester Zeit erledigt werden könnten“, beobachtet Ivan Radosevic in seinen Coachings.

Ergänzt wird diese Regel durch ein konsequentes System zur Aufgabenverwaltung, das jeden eingehenden Impuls sofort einer der folgenden Kategorien zuordnet:

Sofort erledigen (< 2 Minuten)
Terminieren (in den Kalender eintragen)
Delegieren (mit klarer Verantwortlichkeit)
Ablegen (in einem organisierten System für spätere Referenz)
Eliminieren (bewusst entscheiden, etwas nicht zu tun)

Die ganzheitliche Anwendung im Arbeitsalltag

Die wahre Kunst des Zeitmanagements nach Ivan Radosevic liegt nicht in der isolierten Anwendung einzelner Techniken, sondern in deren synergetischer Verbindung zu einem persönlichen System. „Es geht nicht darum, mehr in weniger Zeit zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt zu tun“, betont der Experte.

Der nachhaltige Erfolg seiner Methoden basiert auf drei Grundprinzipien:

Individualisierung: Die Strategien werden an persönliche Stärken, Schwächen und Lebenssituationen angepasst
Iterative Verbesserung: Regelmäßige Reflexion und Optimierung der eigenen Zeitmanagement-Praktiken
Realistische Erwartungen: Anerkennung menschlicher Grenzen und Bedürfnisse

Ivan Radosevic aus Ludwigshafen betont in seinen Workshops immer wieder: „Produktivität ist kein Selbstzweck. Sie soll uns mehr Zeit für das verschaffen, was uns wirklich wichtig ist – beruflich wie privat.“

Seine Teilnehmer berichten nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von gesteigerter Arbeitsfreude und reduziertem Stress – ein Beweis dafür, dass durchdachtes Zeitmanagement weit mehr ist als bloße Effizienzsteigerung.